Hogyan könnyíti meg egy CRM rendszer a HR-es munkáját?

Ez rengeteg adatot jelent, amiket rendszerezetten kell tárolni, de emellett sok idő elmegy az apró-cseprő, de gyakran ismétlődő teendőkre is. Vajon lehet ezt egyszerűbben és gyorsabban is?

Igen, a MiniCRM a HR folyamatok automatizálásában is hatalmas segítség lehet, és ez csupán egy a szoftver számos előnye közül. Nézzük, pontosan hogyan segítheti egy ilyen rendszer a munkádat, ha te vagy a vállalat HR-ese!

A jelentkezők automatikus begyűjtése

Meghirdet a cég egy pozíciót, a jelentkezőknek pedig e-mailben kell elküldeniük az önéletrajzukat és egy rövid bemutatkozást a te e-mail-címedre.

A postafiókodba csak úgy záporoznak a levelek, melyekből egyenként le kell mentened a CV-ket egy külön mappába, és felvinni egy táblázatba az alapvető adatokat. Meglehetősen monoton, hosszadalmas és ráadásul felesleges munka is, hiszen ezt egy automatizmus is elvégezheti helyetted.

Ha ugyanis az érdeklődők egy, a weboldalon elhelyezett űrlapon jelentkeznek, ami integrálva van a MiniCRM-be, akkor a kitöltés után mindenkinek külön létrejön egy adatlap a rendszerben, ahol nemcsak az önéletrajz jelenik meg, ha minden egyéb információ is, amiket a jelentkező megadott. Így minden adatot egyszerűen és átláthatóan kezelhetsz.

Automata e-mail sablonok

Még ha a jelentkezők töredéke is jut el majd az interjúig, akkor is illik mindenkinek legalább egy e-mailben megköszönni, hogy beadta a pályázatát az állásra, és tájékoztatni arról, hogy ha alkalmasnak találod, akkor felveszed majd vele a kapcsolatot. Ez akár több száz e-mailt is jelenthet, amiket kézzel, egyesével kiküldözgetni meglehetősen időigényes.

Ám erre semmi szükség, ha CRM-et használsz, hiszen erre is létrehozható automatizmus. Mi történik ilyenkor?

Készítesz egy e-mail sablont (amiben akár változókat is elhelyezhetsz, így mindenkit a nevén szólíthatsz a levélben), melyet a jelentkezés beérkezése után a rendszer automatikusan kiküld a nevedben az érdeklődőknek. Eközben te foglalkozhatsz az egyéb feladatokkal, például egyeztethetsz időpontot azokkal, akik alkalmasnak tűnnek a pozícióra.

Szkriptek az interjúhoz

Bár minden interjú egy kicsit más, mégis akadnak állandó pontok, például biztosan mindenkitől megkérdezed, hogy miért jelentkezett, mikor tudna kezdeni, mi a bérigénye.

Ezekből az ismétlődő kérdésekből készíthetsz egy teendő sablont, ami megjelenik minden olyan jelentkező adatlapján, aki interjú státuszba kerül. A beszélgetés közben ide tudsz jegyzetelni, az adatlapot pedig megnézheti a cégvezető vagy annak a területnek a felelőse, ahová az új munkatárs kerül majd (pl. bérszámfejtés, termelési részleg, stb.), így ő is tudja véleményezni a jelentkezőt, ezáltal segít a döntésben.